كلّ منّا مدير، قد يعلم هذا أو قد لا يعلمه، ولكن كلّنا يعلم أنّه يريد أن يكون ناجحاً ومبدعاً، لذلك سأخبركم أنه دائماً ما يبدأ الإبداع بتأمّل ..
الآن يمكنك الضغط هنا قبل أن تستمر..
نعم نعم نعم.. فلوحة الرّسم هي انعكاس لمشهد تأمَّل به الرّسام، وسحر كلمات المبدعين نزار قباني ومحمود درويش أيضاً انعكاس للتّأمّل في الوطن والنّساء، والجاذبية الأرضيّة اكتُشفت بعد تأمّل، والطّبّ والكيمياء كلّهم حصلوا بعد تأمّل ثمّ تجربة.
الإدارة بدقيقة واحدة ما علاقتها بكلّ هذا الكلام الّذي سبق؟ وما علاقة الإدارة بالتّأمّل؟
بكلّ تأكيد أنّك تعلّمت من القراءة السّابقة والكتب والمحاضرات بأنّ علم الإدارة هو ذلك العلم الّذي يعتمد على إدارة كلّ ما تشرف عليه من موارد بشرية أو مالية، وذلك من خلال الاعتماد على اتّخاذ القرارات الصّحيحة في الوقت الصّحيح لتحقيق أفضل النّتائج والأرباح.
وبالطّبع هذا كلام صحيح لن نختلف عليه أنا وأنت، ولكن قليلة تلك الكتب أو الأفكار الّتي قامت بربط الإدارة بالتّأمّل، متأكّد بأنّك الآن تفكّر بالعلاقة بينهما، تأمّل معي هذه العبارة:
“عزيزي المدير خذ دقيقة من يومك لتتأمّل وجوه الأشخاص الّذين تشرف عليهم”
تعتبر وجوه الموظّفين العمود الفقري لنجاح المدير في الشّركة، كما أنّه من واجب الإدارة الاهتمام بالالآت بشكل دائم لتحقيق المزيد من معدّلات الإنتاج.
كذلك أيضاً من واجبها الاهتمام بحجم ابتسامة الموظّف لتحقيق أفضل معدّلات الإنتاج.
الآن لنبدأ لغز الدّقيقة الواحدة للإدارة، ما أكتبه من أفكار ليست أفكاري، فأنا ما زلت تلميذاً في علم الإدارة، وأحتاج إلى الكثير من التّدريب والتّعلّم.
ما يُكتب هنا هو أفكار لكلّ من الأساتذة كين بلانشارد وسنبسر جونسون.
من وجهة نظر شخصيّة يُعتبر كتاب المدير ذو أسلوب الإدارة بدقيقة واحدة من أفضل الكتب في تعليم أسلوب من أساليب الإدارة، والّتي أعتقد أنّها نافعة لارتكازها على التّعليم والتّشاركيّة في العمل ” نظرة للأمام مفيدة لتنشيط التّركيز بالكلمات القادمة “.
لأوّل مرّة سأعتمد أسلوب الفهرس في طرح الموضوع، وسأعتمد على العبارة الّتي اعتمدها الكُتاب في كتابه “السّرّ”
- السّرّ الأوّل: وضع الأهداف بدقيقة واحدة.
- السّرّ الثّاني: الثّناء لدقيقة واحدة.
- السّرّ الثّالث: التّأنيب لدقيقة واحدة.
كلّ مَن يعمل في الإدارة يعلم بأنّ الفاعليّة هي واحدة من قواعد النّجاح في العمل؛ أي أنّه عندما تمتلك فريق عمل ذو فاعليّة كبيرة ستكون نتائجك مبهرة بكلّ تأكيد، لذلك يمكننا الاعتماد على أسلوب الإدارة بدقيقة واحدة لزيادة فاعليّة فريقنا.
السّر الأوّل وضع الأهداف بدقيقة واحدة:
صحيح ما قرأته وضع الأهداف بأسلوب الدّقيقة الواحدة هو السّرّ الأول، وهو حجر الأساس في الإدارة بأسلوب الدّقيقة الواحدة.
أي أنّ الأداء الجيّد يبدأ بأهداف واضحة، فبدون الأهداف الواضحة لا لزوم لقيادتك، فإن لم يكن فريق عملك على دراية بوجهتك، فكيف ستتمكّنون من الوصول إلى نقطة النّجاح؟
لذلك قم بتسجيل كلّ هدف من أهدافكم فيما لا يزيد عن 250 كلمة، والتي يمكن قراءتها بدقيقة واحدة، طبّق هذا الأمر مع تطبيق قاعدة ((80-
20)) أي عليك أن تدرك أنّ 80% من النّتائج الهامّة تحصل عليها من 20% من أهدافك.
لذلك أنت تضع هدفاً بأسلوب الدّقيقة الواحدة لتلك الـ 20% فقط، ولكن لا تكتفي بذلك عليك أيضاً أن تحدّد معايير الأداء لنقرأ معاً هذا الحوار بين موظّف جديد ومدير يعتمد أسلوب الدّقيقة الواحدة.
الموظّف: صباح الخير.
المدير: صباح الخير.
الموظّف: يا سيّدي توجد لديّ مشكلة.
المدير: جيّد لقد تمّ توظيفك لحلّ مثل هذه المشاكل في العمل.
الموظّف: ولكن يا سيّدي لا أعرف كيف أحلّ هذه المشكلة.
المدير: أحد أهدافك للمستقبل هو أن تقوم بتحديد وحل مشاكلك بنفسك، ولكن بما أنّك موظّف جديد تفضّل إلى مكتبي لنتحدّث.
المدير: تفضّل واعرض مشكلتك بتعبيرات سلوكيّة، أي لا أريد أن أسمع فقط عن الاتّجاهات والمشاعر أخبرني عمّا يحدث بتعبيرات قابلة
للملاحظة والقياس.
الموظّف: يشرح المشكلة.
المدير: جيّد الآن أخبرني عمّا تودّ أن يحدث أيضاً بتعبيرات سلوكيّة.
الموظّف: لا أعرف
المدير: بحدّة .. إذاً لا تضيّع وقتي.
المدير: عزيزي إذا كنت لا تستطيع أن تخبرني عمّا تودّ أن يحدث فليست لديك مشكلة، بعد هذا لا تعدو كونها مجرّد شكوى لا توجد مشكلة حقيقّة إلّا إذا كان هناك اختلاف بين ما هو حاصل بالفعل وما ترغب أن يحصل.
الموظّف: أرغب في أن يحصل كذا وكذا وكذا.
المدير: ما هو الخلل الّذي أدّى إلى عدم حصول ما ذكرته؟ أخبرني ماذا تفكّر أن تصنع حيال ذلك؟
الموظّف: أستطيع أن أقوم بـ (أ).
المدير: هل ستحصل على ما تريده إذا قمت بها؟
الموظّف: لا
المدير: إذاً الحلّ (أ) سيّء، هل لديك حلّ آخر؟
الموظّف: أستطيع أن أقوم بـ (ب).
المدير: هل ستحصل على ما تريده إذا قمت بها؟
الموظّف: لا
المدير: إذاً الحل (ب) سيّء، هل لديك حلّ آخر؟
الموظّف: يمكن الاعتماد على الحل (ج) ولكن بكلّ أسف أيضاً لن أحصل على ما أريد.
المدير: جيّد لقد بدأت تدرك الأمور، هل هناك حلّ آخر يمكنك القيام به؟
الموظّف: أعتقد أنّه يمكنني الوصول إلى ما أريد من خلال دمج كلّ من (أ – ب – ج) فلو فعلت (أ) في هذا الأسبوع، و(ب) في الأسبوع القادم،
و(ج) بعد أسبوعين فإنّ المشكلة سيتمّ حلّها، هذا رائع سيدي شكراً لك لقد حللت لي مشكلتي.
المدير: لم أفعل لقد حللتها أنت بنفسك، وكلّ ما فعلته أنا هو أنّني طرحت عليك أسئلة كان بإمكانك أن تطرحها بنفسك، والآن مع السّلامة..
وابدأ بحلّ مشكلاتك من وقتك الخاص وليس من وقتي.
إنّ ما قام به هذا المدير هو تعريف الموظّف بطريقة حل المشكلة، ولم يقم هو بحلّ المشكلة، بذلك من الأجدى أن نعلّم من معنا كيف يقومون بالعمل للمرّة الأولى على أن نقوم بالعمل نحن عنهم بعد هذا الحوار.
لنعد إلى أسلوب الأهداف بدقيقة واحدة..
إذاً يجب عليك أن تتوصّل إلى اتّفاق بشأن أهدافك، وأن تعرف مظاهر السّلوك الجيّد، وتكتب الأهداف كلٌّ على حدى على ورقة واحدة في أقلّ من 250 كلمة، وأن تقرأ كلّ هدف وأن تعيده قراءته بدقيقة واحدة وتحدّد السّلوك الّذي يتطابق مع هذا
الهدف.
وعليك أن تدرك جيّداً أنّ سرّ نجاح هذا الأسلوب يرتكز على إدراكك “كلّ شخص يبدو متحفّزاً لأداء شيء ما”.
لذلك أخبر فريقك عن عدد قوارير البولينع، وما هو شرط الفوز، لكي يتمكّن فريقك من تصويب الكرة بشكل جيّد يطيح بجميع القوارير ويقفزوا احتفالاً بالنّجاح، لتدرك أنّ معرفة نتائج الأداء تجعلنا نستمرّ في العطاء.
الآن لنتعرّف على السّرّ الثّاني
السّرّ الثّاني الّثناء لدقيقة واحدة:
نعلم أنّ النّاس تحبّ الشّعور بأنّ عملهم مقدّر، لذلك يجب عليك البقاء على اتّصال وثيق بأعضاء الفريق، وقم باتباع أسلوبين في ذلك:
الأوّل: لاحظ كلّ نشاط يتمّ بصورة وثيقة جدّاً.
الثّاني: اجعلهم يحتفظون بسجلّات تفصيليّة عمّا يقومون به.
طبعاً ما تقوم فيه ليس من باب التّجسّس أو إظهار عدم الثّقة بالفريق، بل هو محاولة منك لضبطهم وهم يفعلون أشياء صحيحة.
أي اجعل شعارك “ساعد الموظّفين في الوصول إلى توقّعاتهم كاملة واضبطهم يؤدّون شيئاً صحيحاً”. عندما تحصل على ما تريده من معرفتك بما تمّ إنجازه بشكل صحيح لا تتردّد في توجيه الثّناء للفريق.
ولا بأس أن يكون الثّناء المادي مرافقاً للثّناء المعنوي، ولكن ليس في كلّ الأوقات حفاظاً على أموال الشّركة 😄😄😄.
وتأكّد أنّ الثّناء لدقيقة واحدة سيكون فعّالاً عندما تخبر الفريق وجهاً لوجه بأنّك ستطلعهم على تقويمك لمستوى أدائهم للعمل، وتخبر الموظّفين بدقّة وبشكل محدّد بما تمّ إنجازه بشكل صحيح.
ومن ثمّ تتوقّف عن الكلام للحظة لتجعل الموظّف يشعر بمدى رضاك، وتشجّعه على تقديم المزيد من العمل الجيّد.
ولتضمن نجاح هذا الأسلوب يجب أن تتذكّر بأنّ الموظّفين ليسوا حمائم أو بسطاء، فهم أكثر تعقيداً من ذلك، إنّهم واعون ويفكّرون لأنفسهم، وهم بالتّأكيد لا يريدون أن يتحكّم بهم شخص آخر.
عليك أن تتذكّر ذلك وتحترمه فهو أحد مفاتيح الإدارة الجيّدة الّتي ترتكز على تدريب الموظّفين على أهداف صغيرة، وإخبارهم بنجاحهم في
تنفيذها قبل طلب الأهداف الكبيرة منهم.
إنّه أسلوب أعتقد أنّك تتّبعه مع أطفالك فالطّفل حينما يبدأ المشي يبدأ بخطوات صغيرة، ويحصل على مكافآت من جميع أفراد العائلة على هذه الخطوات.
كذلك الكلمات الأولى للطّفل الّتي يستمع إليها أفراد العائلة بلهفة وفرح أكثر من استماعهم لصوت مطربهم المفضّل.
ولتعلم في أكثر الأوقات -ولم أقل في كلّ الأوقات- ما تكون عليه نتائج أسلوب الّثناء أكثر نفعاً من أسلوب العقاب، فالعقاب قد يفقد الشّخص جزءاً من ثقته أو يشعره بعدم الأمان، ولكن رغم كلّ ما ذكر عن الثّناء لابدّ للتّأنيب من أن يأخذ حصّته أيضاً.
السّر الثّالث التّأنيب لدقيقة واحدة:
أرجوك ثمّ أرجوك ثمّ أرجوك نحن نتحدّث عن دقيقة واحدة وليس عن خطبة يعرف الموظّف متى تبدأ وينام حتّى تنتهي.
بكلّ تأكيد لابدّ من وجود أحد أعضاء فريق عملك أو موظّف لديك يمتلك الخبرة الكافية بالعمل الّذي يتم تأديته، فهو أدرك أسلوب وضع الأهداف بدقيقة واحدة وأسلوب الثّناء لدقيقة واحدة، ويعرف جيّداً نشاطات العمل وجوهرها.
لذلك أنت هنا لا تحتاج إلى الكثير من الوقت معه، فهو يدرك مهامه جيّداً، ويعرف كيف يواجه مشكلاته جيّداً.
ففي يوم من الأيّام قد يأتي هذا الموظّف ويطلب منك الثّناء على عمل قام به، فهو يحتاج للثّناء منك وهو يدرك فعلاً أنّه لن يخسر شيئاً، فإن حصل على الثّناء كان أمراً جيّداً، وإن لم يحصل فسيعتبر الأمر لم يكن.
ورغم كلّ ما ذكر قد يخطئ هذا الموظّف في يوم من الأيّام، وهنا لا يكون لأسلوب الثّناء دور لإدراكك مدى الخبرة الّتي يمتلكها والّتي تعتبر كفيلة بعدم وقوعه في هذا الخطأ.
هنا تكون لحظة الحقيقة الّلحظة الفاصل لحظة الحسم ….😄😄😄 …. التّأنيب لدقيقة واحدة قلت دقيقة واحدة. (أرجو أن تجعل هذه العبارة ملوّنة بالّلون الأصفر).
ولكن قبل أن تبدأ دقيقة التّأنيب تأكّد من صحّة الحقائق والخطأ المرتكب ويكفي ألّا تبتسم في وجه الموظّف، وأن تخبره بشكل دقيق عن خطئه بنصف دقيقة.
وأن تقوم بإيصال شعورك له، ثمّ في نصف الدّقيقة الأخرى تنظر بشكل مباشر في عينه وتعرب له عن ثقتك بكفاءته، وتؤكّد له أنّ الخطأ ليس من صفاته.
وبالتّالي يكون التّأنيب لدقيقة واحدة فعّالاً حينما تخبر الموظّفين مسبقاً بتعبيرات واضحة بأنّك ستطلعهم على تقييمك لأدائهم، وتتحدّث لهم مباشرة بعد ارتكاب الخطأ، وتخبرهم بدقّة عن الخطأ.
وتقف لثوان قليلة بصمت قبل أن تصافحهم وتشعرهم بثقتك بهم وتذكّرهم بمدى تقديرك لهم، وتقديرك لجهودهم، مع تأكيدٍ على استيائك من هذا الخطأ.
وتذكّر جيّداً أنّه مع انتهاء الدّقيقة يجب عليك أن تدرك أنّ الأمر قد انتهى، فإنّ نجاح هذا الأسلوب يرتكز على أنّه من غير المناسب أن تحبس مشاعرك السّلبيّة تجاه الأداء الضّعيف لشخص ما.
فإذا لم يتم أسلوب التّأنيب لدقيقة واحدة قد يزداد الأمر سوءً، وتتراكم المزيد من الأخطاء إلى أن يبلغ السّيل الزّبى، ويأتي يوم المصيبة الغاضب، ويتمّ إفراغ ما في جعبتك من ملاحظات وأخطاء، وقتها لن تكفي دقيقة واحدة لحلّ هذا الأمر، وقد تفشل الكثير من الأمور.
وهنا يجب أن تتذكّر أنّه قبل أن تقوم بالتّأنيب لدقيقة واحدة يجب أن ترى السّلوك بنفسك، لا يمكنك الاعتماد على ما رآه شخص آخر، ولا تقم بتأنيب شخص على أساس إشاعة.
والآن يمكنك أن تعطي لنفسك وللآخرين موهبة الحصول على نتائج أكبر في وقت أقّل من خلال وضع الأهداف، وتوجيه الثّناء والتّأنيب للسّلوك، وتشجيع الموظّفين والتّكلّم معهم والتّحدّث بالحقيقة والضّحك والعمل والاستمتاع والتّشجيع.
لذلك يمكنني الآن أن أودّعكم وأترككم مع مخطّط لعبة المدير ذو أسلوب الدّقيقة الواحدة وأنتظر منكم الدّعاء بأن أصبح مديراً فعّالاً مع مرور الوقت والأيّام.
****
إعداد: بشار قباوة.
تدقيق لغوي: نور رجب.
****
واقرأ آخر المقالات في مدوّنتنا:
كان يا ما كان .. التّسويق بـ “القصص”
****
Zanobia on
